Referat af bestyrelsesmøde 17. maj 2016
HUSK: Online selvaflæsning af vandmålere. Har du problemer kontakt bestyrelsen!
Tilstede: Peter Holm, Karsten Lyng Anthonsen, Michael Christensen, Kirsten Hansen, Aleksandra Derach-Skrzypinska og Bernd Schittenhelm (formand)
Fraværende: Lennart Nordstedt
Se referatet som PDF-fil.
Punkt 1: Valg af referent
Formanden valgte sig frivilligt.
Punkt 2: Konstituering af bestyrelsen
Lennart Nordstedt blev valgt til næstformand.
Peter Holm blev valgt til kasserer.
Karsten Lyng Anthonsen og Lennart Nordstedt blev valgt som repræsentanter til Grundejerforeningen, som hhv. fast medlem og suppleant.
Aktion: Bernd kontakter Kim fra vores administrator Datea vedrørende fuldmagter til næstformand og kasserer, således at de kan sige god for regninger op til 15.000kr. Bernd opsætter endvidere bestyrelsens kontaktdata på opslagstavlerne i opgangene.
Punkt 3: Nyt fra Ejerforeningen
Generel orientering
Der er ikke blevet solgt nogle lejligheder siden sidst.
Datea afholder medlemsmøde for nye bestyrelsesmedlemmer den 1. juni kl 17-19 i Kgs. Lyngby. Formanden opfordrede de nye bestyrelsesmedlemmer til at deltage.
Formanden fortalte om arbejdsformen i bestyrelsen. Ønsker man at få et punkt på dagsorden til det næste bestyrelsesmøde sender man en mail til formanden og denne sørger for, at punktet kommer på dagsordenen. På bestyrelsesmøder aftaler bestyrelsen, hvorledes man går frem i en given sag og giver et eller flere bestyrelsesmedlemmer ret til at agere på bestyrelsens og dermed ejerforeningens vegne.
Foreningens hjemmeside
Bestyrelsen besluttede at opsige domænet for foreningens hjemmeside. Domænet er købt under en gammel ordning og for dyr i drift. Bestyrelsen ønsker at købe domænet øresundstrandpark-etape2.dk og genkøbe øresundstrandpark.com under nye og meget mere prisgunstige betingelser.
I overgangsfasen til et nyt domæne bruges en dropbox løsning, hvor man har hjemmesidedokumenterne liggende i en offentlig folder i ejerforeningens dropbox.
Aktion: Peter sørger for den midlertidige dropbox løsning og køber et nyt domæne til foreningen samt får flyttet hjemmesiden over på det nye domæne. Desuden opsættes information i alle opgange om den midlertidige hjemmeside og linket på grundejerforeningens hjemmeside opdateres.
Udskiftning af belysning til LED lys i elevatorer samt kælder
Peter har på eget initiativ indkøbt 2 stk. LED lysstofrør (længde 120cm) til en forsøgsopstilling i kælderen. Det skal blandt andet undersøges hvilken lysstyrke der er behov for.
Aktion: Peter kontakter Amager EL/Kreativ Belysning for at indhente et tilbud.
Med hensyn til opsætning af LED-lamper i elevatorer ønskes et fælles fodslag i alle ejerforeninger.
Aktion: Karsten tager dette punkt op til næste møde i Grundejerforeningen (GF).
Status på etableringen af tidsstyret åbning af brandspjæld til komfortventilation
Karsten har endnu ikke modtaget et tilbud far Amager EL.
Aktion: Peter kontakter Amager EL/Kreativ Belysning for at indhente et tilbud. Inspiration kan fås fra etape 3s løsning.
Punkt 4: Opfølgning på Generalforsamling 2016
Revisorskifte
Peter kunne fortælle, at revisorskiftet er gennemført.
Selvaflæsning af vandmålere
Peter har udviklet en online løsning til at indtaste vandmåleraflæsninger. Bestyrelsen prøver systemet og giver feedback til Peter inden lørdag den 21. maj. Den opdaterede version af onlinesystemet prøves herefter på opgang 8. Hvis dette går fint rulles ud til alle opgange. Foreningen er desværre under tidspres da deadlinen for indsendelse af målerdata til ISTA er 1. juni 2016.
Aktion: Peter sørger for, at alle beboere får et brev i deres postkasse med de nødvendige informationer til at gennemføre selvaflæsningen samt indtaste deres data online.
Udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan for ejerforeningens bygninger
Bestyrelsen valgte at bruge en to trins proces:
- Valg af byggesagkyndig og gennemgang af bygninger
- Afholdelse af temabestyrelsesmøde, som tager afsæt i gennemgang af bygningerne
Michael er tovholder på denne sag.
Aktion: Bernd beder vores vicevært Jimmi om at komme med input til mulige ingeniørvirksomheder, som tilbyder denne service. Datea tilbød en gennemgang af bygninger til Generalforsamling 2016. Disse gives til Michael. Herefter indhentes tilbud og firma vælges til bygningsgennemgang.
Forbedring af cykelskure
Kirsten er tovholder på denne sag.
Aktion: Kirsten beskriver en række forbedringsforslag og præsenterer disse til næste bestyrelsesmøde.
Døråbning/lukning – justering af dørdiktatorer
Dørdiktatorer skal justeres. Aktion: Bernd kontakter vicevært. Samtidig justeres dørkroge, således at man aktivt skal gøre noget for at spænde døren fast.
For at indbrudssikre opgangsdørene kan disse få påmonteret stållister ligesom kælderdørene.
Aktion: Karsten kontakter Låsebussen.
Kontaktinformation ifm. kritiske elevatorproblemer
Bestyrelsen ønsker følgende fremgangsmåde: Beboerne skal kontakte Schindler via telefonnummeret i elevatoren. Schindler kontakter derefter bestyrelsen for at få grønt lys til at gå i aktion. Hele bestyrelsen skal være på Schindlers liste over kontaktpersoner.
Aktion: Bernd kontakter Schindler for at undersøge gennemførligheden af denne fremgangsmåde og får opdateret Schindlers liste over kontaktpersoner.
Punkt 5: Nyt fra Grundejerforeningen
Parkering
Hjemmeplejens biler kan holder 30min på parkeringspladsen. Dette skulle være tid nok til et besøg.
Bilen uden nummerplader er blevet fjernet.
Trafiksikkerhed
Bestyrelsen ønsker opsat et spejl i den skarpe kurve ved etape 1 fremfor etablering af et fartbump.
LED-lamper i cykelskure
Dette punkt er kommet på dagsordenen hos GF.
Opsætning af hjertestarter
Der var positive tilbagemeldinger fra de andre ejerforeninger omkring opsætning af hjertestarter i bebyggelsen. Placeringen skulle være ved Grønningen i gennemgangen i etape 3.
Aktion: Karsten prøver at kontakte beboeren, som foreslog dette til Generalforsamling 2016.
Brandtilsyn i opgange
Bestyrelsen er negativ overfor at bruge et brandtilsyn udelukkende til at få ryddet op i opgange.
En mere diplomatisk fremgangsmåde er ønskelig.
Skift af administrator i etape 2
Hvis Etape 2 skiftede til administratorselskabet DEAS ville GF få gratis administration. Den tidligere bestyrelse overvejede dette og indhentede tilbud fra DEAS. Dette tilbud var dog ikke så attraktivt som forventet. Derfor blev dette udskudt. Den nye bestyrelse vil kigge på dette igen.
Aktion: Peter kontakter DEAS ved lejlighed.
Punkt 6: Nyt fra formandsinitiativet
Der er ikke afholdt møde i formandsinitiativet.
Punkt 7: Status på foreningens økonomi
Økonomien ser fin ud. Der er pt. et overskud ift. budgettet på ca. 35.000kr.
Punkt 8: Eventuelt
Muligheden for at bruge spørgeskemaer ifm. forbedringer af cykelskurer. Dette punkt kommer på dagsordenen til næste bestyrelsesmøde.
Punkt 9: Næste møde
Næste bestyrelsesmøde afholdes den 21. juni kl 19-21 hos Kirsten.