Se referatet som PDF-fil.
Ejerforeningen, etape-2 09.
september 2022
Referat af bestyrelsesmøde 30. august 2022
HUSK:
Tjek dine acontobeløb for elektricitet og varme. Ingen ønsker
at få ubehagelige overraskelser i den kommende vinter.
Til stede: Bernd Schittenhelm, Lennart Nordstedt, Søren
Hansen, Bjørn Holdgaard og Jesper Møller
Afbud: Mette Vaaben Mortensen og Annette Smith
Punkt 1: Valg af referent
Formanden valgte sig frivilligt.
Punkt 2: Nyt fra ejerforeningen
Generel orientering
Lejlighed opgang 10, st th er solgt per 1. oktober
Hoveddøren i opgang 12 er blevet beskadiget. Dette kan være sket
ifm. en flytning. Aktion: Bernd sætter vicevært på sagen og prøver at få
en eventuel regning sendt til relevant lejlighedsejer via
Newsec.
Tømmerfirmaet er gået i gang med at udskifte vinduespartiet med
den skæve dørstolpe i opgang 10. Opgaven forventes udført i løbet af
september.
Newsec tilbyder ejerforeningen at bruge administrationssystemet
ProBo. Dette er blevet efterspurgt af ejerforeningen. Aktion: Bernd
spørger Newsec om der eventuelt opkræves en merpris af ejerforeningen
ved brug af ProBo.
Der haves vandskjolder på tværbjælker i trappeopgange. Dette er
påpeget i den nye tilstandsrapport. Det skal undersøges om det er muligt
at fjerne dem. Aktion: Bernd kontakter Sundby Rengøringsservice.
Bestyrelsen mener, at SRS burde påtage sit et ansvar for dette.
Status på elevatorer
Opgang 9, 11 og 10 har haft elevatorproblemer. Den aktuelle
elevatorstatus er, at alle elevatorer kører og er sikkerhedsgodkendt.
Aktion: Lennart tjekker elevatorer for sikkerhedsgodkendelser. Ligeledes
tjekkes elevatorer for forældet kontaktinformation til Hovedstadens
Elevatorservice (HES).
Der er modtaget to regninger fra HES efter at servicekontrakten med
dem er ophørt. Vi efterspørger kreditnotaer. Aktion: Bernd er i kontakt
med Newsec.
Bestyrelsen ønsker at få et tilbud fra Schindler på en
totalrenovering af elevator nr 7 og 9. Aktion: Bernd kontakter
Schindler.
Status på oliering af træværk
Projektet er gået rigtig godt! Der er generel en stor tilfredshed med
malerfirmaet. Bestyrelsen er glad for at konkludere, at projektet holdt
tidsplanen og det blev billigere end planlagt! Der skal lyde en stor tak
til Søren for en kæmpe indsats for at muliggøre projektet.
Nu hvor den endelige pris er kendt kan der udsendes opkrævninger til
de enkelte lejlighedsejere. Aktion: Bernd spørger Lene om status på
indkrævning af penge.
Bestyrelsen ønsker at få olieret de nederste vinduesrammer indvendigt
i trappeopgangene. Aktion: Søren kontakter malerfirmaer for at få et
tilbud.
Nogle medlemmer troede, at altangelænderne var inkluderet i
olieringsprojektet. Dette skal kommunikeres bedre næste gang! En
mulighed er at organisere, at malerfirmaet olierer eventuelle gelændere
for en aftalt pris ifm. indvendig oliering af de nederste vinduesrammer
i trappeopgangene. Aktion: Søren indhenter tilbud og prøver at
koordinere dette i samarbejde med malerfirma og Newsec. Aktion: Jesper
informerer beboere ved at skrive på ejerforeningens Facebook-side.
Status på udskiftning af hovedhaner
Projektet er udskudt til begyndelsen af oktober. Der skete desværre
en kommunikationsbrist i sommerferien. Projektet antages at blive en
smule dyrere end først planlagt. Bestyrelsen accepterer dette. Der er
eller udsendes meget snart varsler fra vores administrator.
Aktion: Jesper sender varslingsinfo ud på ejerforeningens
Facebook-side.
Bestyrelsen besluttede at tilvælge etablering af streng-ventiler ifm.
projektet. Herved sikres, at når der skal lukkes for vandet i en
lejlighed kan generne reduceres til en enkelt opgang fremfor hele
blokken.
VVS-firmaet skal have adgang til kælderrum nr 83 og 103. Bestyrelsen
har derfor behov for at vide, hvem der ejer/evt lejer disse kælderrum.
Ejere kan henvende sig til bestyrelsen via mail eller Facebook. Aktion:
Lennart og Bernd tjekker mapper for liste over ejere af kælderrum.
Alternativt udsender Newsec skriv. Jesper skriver på ejerforeningens
Facebook-side.
Status på vedligeholdelsesplan
Bestyrelsen har modtaget tilstandsrapporten for vores bygninger af
rådgiveren Bang & Benfeldt. Der er heldigvis ingen kritiske punkter
i rapporten.
Hovedpunkter:
Tag: Det anbefales at indgå i en årlig serviceaftale
Kælder: Der har været vand i kælderen. Bang & Beenfeldt anbefaler
etablering af brønd
Murværk: Det anbefales at indgå i en serviceaftale med et murerfirma.
Der skal holde øje med udtræk
ILMO-bånd: Skal skiftes
Afløb: Der anbefales en pumpebrønd i terræn. Afløbsrør bør spules med
jævne mellemrum.
VVS: Der haves tærede rør! Rør mellem plastik-vandrør og haner skal
udskiftes i alle lejligheder.
Søren gav en meget fin præsentation af vedligeholdelsesplan og en
version 0.1 af den heraf afledte likviditetsplan. Bestyrelsen
præsenterer begge til godkendelse til generalforsamling 2023.
Status på skumringsrelæ
Intet nyt. Aktion: Lennart kontakter Jarl Krone El-service.
Status på udskiftning af ILMO-bånd på vestvendte facader
Intet nyt. Aktion: Søren prøver at kontakte Øens tømrerfirma.
Status på kommunikationsstrategi
Jesper ønsker at forbedre kommunikationsniveauet trinvist. Første
trin er bla. En øget brug af Facebook. Endvidere skal der opsættes
kontaktinformation til bestyrelsen på alle opslagstavler. Aktion Jesper
laver udkast til kontaktinformation på bestyrelsen.
Der ønskes en makker til Jesper til administration af ejerforeningens
Facebook-side. Frivillige kan kontakte Jesper på Facebook.
En kommunikationsstrategi skal ses i en helhed med
vedligeholdelses-årshjulet og lejlighedsmappen.
Almene dele skal lægges på ejerforeningens hjemmeside og skal løbende
kunne opdateres.
Status på vedligeholdelsesårshjul
Jesper og Lennart har udsendt deres forslag til en version 1.0 af
årshjulet. Resten af bestyrelsen opfordres kraftigt til komme med input!
Aktion: Alle bestyrelsesmedlemmer skal gennemgå udkastet og komme med
input.
Endvidere anbefalede Jesper også udarbejdelsen af et årshjul for
bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen synes dette var en god ide. Aktion:
Jesper prøver at se på hvordan sådan et bestyrelses-årshjul kan se
ud.
Status på indsamling af tilbud fra potentielle
administrationsfirmaer
Søren deltog ikke i punktet pga. inhabilitet!
Bestyrelsen har modtaget seks tilbud fra administrationsfirmaer.
Tilbudsmaterialet er rundsendt til bestyrelsen. Det blev besluttet, at
bestyrelsen minus Søren tager beslutning om eventuelt at skifte
administrator i løbet af september måned. Det klares per e-mail
kommunikation. Hvis nødvendigt indkaldes til kort ekstraordinært
bestyrelsesmøde.
I tilfælde af, at bestyrelsen beslutter at skifte administrator,
ønskes det at opsige aftalen med Newsec per 30. september så en ny
administrator kan begynde 1. januar 2023.
Punkt 3: Nyt fra Grundejerforeningen
Der ønskes etableret to beboer-arbejdsgrupper for hhv. etablering af
el-ladestandere til el-biler og for udarbejdelse af en beplantningsplan
for fællesområder. Der kommer opslag med informationer om, hvordan man
tilmelder sig disse arbejdsgrupper.
Den nye miljøstation mellem Etape 4 og 5 bliver forsinket. Der skal
indhentes en dispensation hos Københavns Kommune ifm.
anlægsarbejdet.
Skraldehuset på Balder-grunden giver stadigvæk problemer. Der
arbejdes på at præsentere Balder for en stævning.
Alle etaper skal indmelde behov for markeringer på asfaltarealer.
Etape 2 har flere input til dette! Aktion: Mette og Annette skal
indmelde disse.
Hjertestarteren ved Etape 5 har været i uorden. Leverandøren har ikke
ageret tilfredsstillende. Der arbejdes nu på at finde en ny leverandør
af en hjertestarter.
Alle etaper ønsker at reaktivere formandsinitiativet. Der er behov
for et koordinerende forum som vil gavne alle etaper.
Referater af møder i Grundejerforeningen lægges på deres hjemmeside.
Se mere her:
http://www.oresund-strandpark.dk/index.php/referater.html
Punkt 4: Nyt fra ERFA-gruppe/Formandsinitiativet
Intet nyt. Der har været sommerferie.
Punkt 5: Status på foreningens økonomi
Regnskabet er nogenlunde i balance med budgettet.
Bjørn skal holde møde med Lene om udvalgte poster i regnskabet som
f.eks. ’Huslejedebitorer’ og ’Internetregnskab’. Bestyrelsen ønsker at
vide, hvad disse nøjagtigt dækker over.
Bestyrelsen opfordrer alle beboere til at tjekke deres acontobeløb. I
den kommende vinter kan man forvente prisstigninger på vand, varme og
elektricitet.
Punkt 6: Eventuelt
Bestyrelsen har modtaget en henvendelse via facebook-siden. En beboer
konstaterer, at de nuværende cykelstativer i cykelskurene ikke er
optimale. Det burde overvejes at ’rejse dem op’ (drejes med 90 grader)
og montere dem på væggen. Bestyrelsen er positiv overfor dette. Aktion:
Jesper svarer beboer.
Bestyrelsen skal lave en plan for, hvordan man kommunikerer ved
henvendelser udefra.
Punkt 8: Næste møde
Næste bestyrelsesmøde holdes tirsdag den 8. november 2022 klokken
18(!!) hos Øens.
Aktionsliste:
Hoveddøren i opgang 12 er blevet beskadiget. Bernd sætter
vicevært på sagen og prøver at få en eventuel regning sendt til relevant
lejlighedsejer via Newsec.
Bernd spørger Newsec om der eventuelt opkræves en merpris af
ejerforeningen ved brug af administrationssystemet ProBo
Bernd kontakter Sundby Rengøringsservice pga. vandskjolder på
tværbjælker i trappeopgange.
Lennart tjekker elevatorer for sikkerhedsgodkendelser og for
forældet kontaktinformation til Hovedstadens Elevatorservice
(HES)
Bernd kontakter Newsec ifm. to regninger modtaget fra HES efter
servicekontraktens udløb
Bernd kontakter Schindler for at få et tilbud på totalrenovering
af elevatorer i opgang 7 og 9
Bernd kontakter Newsec for at få en status på indkrævning af
penge ifm. oliering af træværket
Søren kontakter malerfirma for at få tilbud på indvendig oliering
af nederste vinduesrammer i trappeopgange. Desuden aftale pris for at få
olieret eventuelle altan-gelændere.
Jesper informerer beboere om ovenstående mulighed ved at skrive
på ejerforeningens Facebook-side
Jesper udsender varslingsinformationer på Facebook ang.
udskiftning af hovedhaner
Lennart og Bernd tjekker mapper for liste over ejere af
kælderrum
Jesper prøver at finde ejerne af kælderummene via
Facebook
Lennart kontakter Jarl Krone El-service mhp. indkøb af
skumringsrelæ
Søren kontakter Brunata med henblik på at undersøge muligheden
for at koordinere udskiftning af eksisterende varmemålere til målere med
fjernaflæsning
Søren kontakter Øens Murerfirma for at få et tilbud på
udskiftning af ILMO-bånd
Jesper laver udkast til kontaktinformation på
bestyrelsen
Jesper prøver at se på, hvordan et bestyrelsesarbejds-årshjul kan
se ud
Alle bestyrelsesmedlemmer skal gennemgå udkast til
vedligeholdelses-årshjul
Mette og Annette skal indmelde ønskede markeringer på
asfaltområder for Etape 2
Søren og Bjørn laver en indledende analyse af muligheden for
videoovervågning af parkeringsarealer
Bernd prøver at koordinere genstart af ERFA-gruppe med de andre
formænd m/k
Lennart kontakter leveringsfirma af røgventilationslemme for
serviceaftale
Bernd udsender doodle mhp. at finde dato for bestyrelsesmiddag i
november