Se referatet som PDF-fil.
Ejerforeningen, etape-2 18.
december 2022
Referat af bestyrelsesmøde 29. november 2022
HUSK:
De nye brugsvandsmåler skal plomberes og registreres. Brunata
skal derfor have adgang til alle lejligheder. Det vil blive annonceret
hvor og hvornår.
Til stede: Bernd Schittenhelm, Lennart Nordstedt, Mette Vaaben
Mortensen og Jesper Møller
Afbud: Bjørn Holdgaard, Søren Hansen og Annette Smith
Punkt 1: Valg af referent
Formanden valgte sig frivilligt.
De fremmødte tjekkede om bestyrelsen var beslutningsdygtig pga. de
mange afbud i sidste øjeblik jævnfør ejerforeningens vedtægter. Det
viste sig, at bestyrelsen var beslutningsdygtig.
Punkt 2: Nyt fra ejerforeningen
Generel orientering
Lejlighed 12, 1th er solgt pr 1/11 (til et
anpartsselskab)
Der afholdes forventningsafstemnings-møde med Sundby
Rengøringsservice. Sundby Rengøringsservice er overtaget af firmaet
TipTopRent. Det lader til, at Kenneth er vores vicevært nu. Bestyrelsen
føler, at kvaliteten af kommunikationen og SRS’ arbejde er
dalet.
Ventilation i op 10: Logic Air har været forbi. Venstre side
(højre side set fra parkeringspladsen) virker fint. Aktion: Mette
kontakter naboer fra højre side for at sikre os, at ventilationen er ok
i begge sider af opgangen.
De ikke længere i brug Cisco switches prøves afsat. Aktion: Peter
Holm prøver at sætte dem til salg i Den Blå Avis eller
lignende.
Status på administrator
Newsec beholdes efter afholdelse af møde, hvor ejerforeningens
kritikpunkter blev gennemgået. Abonnement på softwaren ProBo fås gratis.
Hermed haves samme prisniveau som andre administrator-firmaer.
Bestyrelsen oplevede dårlige kontaktmulighede ifm vvs-projekt. Newsec
fulgte ikke op på mail fra firmaet Frederiksberg VVS.
Samarbejdet med Newsec evalueres igen efter seks måneder. Hvis
samarbejdet fungerer fint fastholdes kontrakten ellers undersøges nye
muligheder.
Status på kommunikationsplan for bestyrelsen
Eksterne henvendelser: Skal baseres på en brainstorm over opgaver og
ansvarlige. Aktion: Alle skal tænke over opgaver og ansvarlige hjemmefra
til næste møde. Punktet tages op igen til næste ordinære
bestyrelsesmøde.
Internt: Husk at svare på mail fra andre medlemmer af bestyrelsen.
Man skal føle sig hørt!
Status på elevatorer
Opgang 7 og 10 er i dårlig stand. Ca 25.000kr for nu og her
reparation per elevator.
I opgang 13 haves uregelmæssige problemer. Sandsynligvis på 5.
sal.
Tilbud modtaget på udskiftning af dørmaskiner mm på ca. 80k per
elevator.
Bestyrelsen går efter den billige løsning lige nu og her. Der skal
præsenteres en plan for vedligeholdelse af elevatorer til
Generalforsamling 2023. Aktion: Lennart kontakter Schindler
Status på oliering af træværk
Malerfirmaet findes ikke længere! Aktion: Søren prøver at følge op på
mulighed for at få en aftale i stand med et andet malerfirma mht.
mulighed for indvendig oliering.
Status på udskiftning af hovedhaner
Projektet er gået godt. God kommunikation med beboere. Tak til Jer
alle sammen for det gode samarbejde!
Brunata komme på banen mhp at plombere og registrere de
nyinstallerede vandmålere samt overførsel af info fra gamle målere.
Dette kræver, at Brunata får adgang til alle lejligheder. Brunata vil
stå for koordinationen af dette i samarbejde med Sundby
Rengøringsservice.
Efter fyringssæsonen tages næste skridt: Installering af trådløse
fjernvarmemålere.
Der installeres ligeledes lækageovervågning, således at ejer og
Ejerforeningen advares ved vandskade.
Under projektet har VVS-firmaet gjort opmærksom på, at der i ca. fire
lejligheder haves et overgangs-rørstykke, der begynder at krakelere.
Disse rørstykker skal udskiftes for at undgå vandskader. Ejerne af de
identificerede lejligheder påbydes at få udskiftet rørstykkerne.
Bestyrelsen hjælper ejerne med indhentning af information og tilbud.
Aktion: Jesper tager kontakt til VVS-firma. Får bekræftet antallet af
rørstykker og tilbud på udskiftning.
Status på skumringsrelæ
Intet nyt. Aktion: Lennart kontakter Jarl Krone El-service.
Status på udskiftning af ILMO-bånd på vestvendte facader
Intet nyt. Aktion: Søren prøver at kontakte Øens tømrerfirma.
Status på kommunikationsstrategi
Jesper præsenterede udsendt oplæg. På grund af det lave deltagerantal
tages punktet op igen til næste ordinære bestyrelsesmøde.
Status på vedligeholdelsesårshjul
Jesper præsenterede udsendt oplæg. På grund af det lave deltagerantal
tages punktet op igen til næste ordinære bestyrelsesmøde.
Punkt 3: Nyt fra Grundejerforeningen
Udvalgene for de grønne områder (tovholder René fra Etape 3) og
el-ladestandere (tovholder Peter fra Etape 5) er blevet nedsat med
beboer-repræsentanter fra alle etaper. Etape 2 ønsker at være
repræsenteret i begge udvalg. Helst med to repræsentanter i begge
udvalg.
Renoveringen af legepladsområder er vedtaget. Projektet sættes i gang
så hurtigt som muligt.
Etableringen af Den Lille Miljø Station mellem Etape 4 og 5 sættes i
gang i løbet af december 2022.
Intet nyt i sagen om skraldehuset på Balder-grunden.
Intet nyt i sagen mod Fisher Lighting ang. udendørsbelysning.
Referater af møder i Grundejerforeningen lægges på deres hjemmeside.
Se mere her:
http://www.oresund-strandpark.dk/index.php/referater.html
Punkt 4: Nyt fra ERFA-gruppe/Formandsinitiativet
Intet nyt. Der er udtrykt ønske om at der kommer liv i dette forum i
GF.
Punkt 5: Status på foreningens økonomi
Ejerforeningen har meget store udgifter til reparation af
elevatorer!
Samtidigt lader VVS-projektet til at være blevet dyrere end det givne
tilbud.
På grund af Bjørns afbud manglede de tilstedeværende det totale
overblik. Der er behov for mere struktur og overblik. Den nye software
ProBo, som stilles til rådighed af vores administrator, skal bruges til
at skaffe dette.
Aktion: Der skal afholdes et tema-bestyrelsesmøde om ejerforeningens
økonomi sammenholdt med den fremtidige vedligeholdelsesplan. Mødet skal
helst finde sted i løbet af december eller senest i begyndelsen af
januar. Aktion: Bernd udsender doodle og indkalder.
Punkt 6: Eventuelt
Rude i opgang 12, 2. sal i retning mod Etape 3 er revnet. Skal
skiftes. Aktion: Bernd kontakter Newsec og SRS.
Lyset i cykelskur ud for opgang 7 er meget svagt. Flere lyskilder
virker ikke. Aktion: Bernd kontakter SRS.
Bestyrelsen har modtaget klager over, at der parkeres cykler direkte
op ad cykelskuret umiddelbart inden lågerne. Dette skal ikke være
tilladt. Måske haves mulighed for at opsætte et skilt.
Reglerne for hvordan bestyrelsen kan komme i kontakt med lejere skal
tydeliggøres i ejerforeningens vedtægter. Ejere af udlejede lejligheder
skal f.eks. være ansvarlige for at tilvejebringe kontaktinformationer på
lejere. Aktion: Mette ser på et eventuelt behov for vedtægtsændring.
Punkt 8: Næste møde
Dato for næste ordinære bestyrelsesmøde aftales på det kommende
temabestyrelsesmøde.
Aktionsliste:
Mette kontakter naboer fra højre side i opgang 10 mhp tjek af
ventilation
Alle skal tænke over opgaver og ansvarlige hjemmefra til næste
møde
Lennart kontakter Schindler mhp reparation af opgang 7 og 10 samt
tilbud på renovering af elevatorer
Søren kontakter malerfirma for at få tilbud på indvendig oliering
af nederste vinduesrammer i trappeopgange. Desuden aftale pris for at få
olieret eventuelle altan-gelændere.
Jesper tager kontakt til VVS-firma. Får bekræftet antallet af
rørstykker og tilbud på udskiftning
Lennart kontakter Jarl Krone El-service mhp. indkøb af
skumringsrelæ
Søren kontakter Øens Murerfirma for at få et tilbud på
udskiftning af ILMO-bånd
Jesper laver udkast til kontaktinformation på
bestyrelsen
Alle bestyrelsesmedlemmer skal gennemgå udkast til
vedligeholdelses-årshjul
Søren og Bjørn laver en indledende analyse af muligheden for
videoovervågning af parkeringsarealer
Bernd prøver at koordinere genstart af ERFA-gruppe med de andre
formænd m/k
Lennart kontakter leveringsfirma af røgventilationslemme for
serviceaftale
Bernd udsender doodle mhp. at finde dato for temabestyrelsesmøde
i december eller januar
Bernd kontakter Newsec vedr revnet rude i opgang 12